Dokumen Sumber Pencatatan Akutansi

Transaksi keuangan merupakan sumber pencatatan akuntansi. Akibat dari suatu transaksi langsung pengaruhnya dapat ditunjukkan dalam posisi keuangan (neraca) atau pencatatan ke dalam persamaan akuntansi. Dalam praktik yang sesungguhnya hal semacam itu tidak lazim dilakukan, sebab selain transaksi keuangan yang terjadi cukup banyak, laporan keuangan juga tidak diperlukan setiap kali terjadi transaksi.

Dokumen sumber pencatatan akuntansi berupa bukti transaksi, dapat dikelompokkan menjadi bukti transaksi intern dan ekstern.

1. Bukti transaksi intern adalah bukti pencatatan yang dibuat perusahaan untuk kepentingan perusahaan sendiri dan tidak berhubungan dengan pihak luar perusahaan, biasanya berupa memo. Misalnya: penaksiran kerugian piutang, pembebanan biaya yang dibayar di muka, penyusutan aktiva tetap, pemakaian perlengkapan, penggunaan bahan baku, pengambilan barang, dan sebagainya.
2. Bukti transaksi ekstern adalah bukti pencatatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak di luar perusahaan. Misalnya: faktur, nota, cek, kuitansi, dan sebagainya. 

Untuk lebih jelasnya, di bawah ini diuraikan tentang macam-macam bukti transaksi yang akan digunakan dalam proses pencatatan akuntansi, mulai dari jurnal sampai dengan penyusunan laporan keuangan.

1. Kuitansi : Kuitansi adalah bukti pembayaran yang dibuat oleh pihak yang menerima uang. Bagian sebelah kanan dari kuitansi diberikan kepada pihak pembayar dan bagian kiri dari kuitansi (subkuitansi) ditinggal sebagai bukti.
2. Nota Debit (Debit Memo) : Nota debit adalah nota yang berisikan bahwa perkiraan langganan didebit karena pengembalian barang yang dibeli.
3. Nota : Nota adalah bukti penjualan barang yang langsung dibayar oleh pembeli. Nota biasanya dibuat rangkap dua, yang aslinya diberikan kepada pembeli dan tembusannya dipakai sebagai bukti penjual.
4. Cek (Cheque) : Cek adalah perintah yang diterima dari pihak lain sebagai alat untuk melakukan pembayaran melalui bank.
5. Faktur : Faktur adalah bukti transaksi untuk pembelian dan penjualan kredit yang dibuat pihak penjual kepada pihak pembeli. Pembeli akan menerima faktur asli sebagai bukti pencatatannya, sedangkan penjual akan menerima faktur tembusan sebagai bukti pencatatannya.
6. Nota Kredit (Credit Memo) : Nota kredit adalah nota yang berisikan perkiraan langganan dikredit karena penerimaan kembali barang yang dijual.
7. Memo/Memorial : Memo adalah bukti yang dibuat pimpinan perusahaan untuk bagian akuntansi atau urusan akuntansi.